Informace o zpracování a ochraně osobních údajů účastníků ve spolku Felix, z.s.

Informace o zpracování a ochraně osobních údajů účastníků ve spolku Felix, z.s.

V tomto dokumentu najdete informace: jaké údaje shromažďujeme, co s nimi děláme, s kým je sdílíme, jak je chráníme a na koho je možné se obrátit v případě, že máte jakékoli pochybnosti.

Správce osobních údajů:

Felix, z.s., se sídlem Plaská 1335/31, 326 00 Plzeň, IČ 22855505, zapsaný ve spolkovém rejstříku u Krajského soudu v Plzni oddíl L, vložka 5767

(dále jen "správce")

Zákonný rámec

Práva a povinnosti při předávání a zpracování osobních údajů upravuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen "GDPR") a další právní předpisy související s ochranou osobních údajů (dále jen "právní předpisy o OOÚ").

Proč vaše osobní údaje zpracováváme

Naše organizace má k dispozici všechny údaje, které do přihlášky zadáte, zejména: jméno, příjmení, email a telefon. V případě některých aktivit, akcí či služeb je množství údajů podmíněno potřebami projektů financovaných z veřejných zdrojů a je vyžadována také adresa bydliště nebo identifikační údaje, jako je např. datum narození. V případě aktivit, u kterých je uzavírána smlouva s pojišťovnou (např. úrazové, cestovní pojištění) můžeme požádat o informace o rodném čísle nebo vaší pojišťovně. U aktivit pro osoby se zdravotním postižením do přihlášky dáváme možnost uvést informace o zdravotním stavu a užívaných lécích (pouze tu část informací, kterou považujete za nezbytnou pro bezpečnou účast na akci pro lidi se zdravotním postižením).

Informace zpracováváme za následujícími účely:

  • Jméno, příjmení, e-mail, telefon a kontaktní adresa - slouží ke kontaktu a komunikaci s vámi ohledně účasti na akci, aktivitě či kurzu a k administraci plateb.
  • Název týmu, jména a příjmení a přezdívky členů týmu - v případě šifrovacích akcí k vytváření a zveřejňování výsledkových listin, statistik a administraci plateb.
  • Informace o místě bydliště - pro statistické účely o aktivitách spolku Felix, z.s..
  • Adresa trvalého bydliště a datum narození - jen u akcí, aktivit a služeb financovaných z veřejných zdrojů - informace slouží při kontrolách čerpání dotací, donor si tak může ověřit, že opravdu existujete. Dále tyto údaje slouží při uzavírání úrazového nebo cestovního pojištění u turistický aktivit spolku.
  • Nezbytné informace o zdravotním stavu slouží k nastavení míry podpory pro osoby se speciálními potřebami nebo k tvorbě krizových plánů.
  • E-mailing - v rámci přihlášky se rozhodujete, zda chcete dostávat informace i o dalších aktivitách, akcích či novinkách spolku Felix, které se přímo netýkají komunikace ohledně vaší účasti na zvolené aktivitě. Tento souhlas můžete kdykoliv odvolat na adrese felixuvmail@gmail.com nebo na e-mailové adrese, ze které vám tyto novinky a pozvánky chodí.
  • Informace o opatrovníkovi - informace o tom, že máte opatrovníka, včetně jeho kontaktních informací a rozsah omezení svéprávnosti. Z přihlášení na akce plyne povinnost platit účastnický příspěvek, tedy jde o nakládání s penězi v určité výši. Opatrovník dokládá při přihlášení zákonný vztah (rozhodnutí soudu), jehož kopii uchováváme jen v tom rozsahu, ve kterém se dotýká účastnictví opatrovance na aktivitě. ve většině případů neuchováváme kopie rozsudkůdoklad - o zákonném vztahu (např. rozhodnutí soudu) ve kterých oblastech s omezenou svéprávností doklad o jejich zákonném vztahu

Na základě oprávněného zájmu správce vaše osobní údaje zpracováváme také pro účely vytváření statistik pro interní potřeby naší organizace a archivace pro případ sporů, reklamací či jiných vznesených nároků. K vámi poskytnutým osobním údajům přiřazujeme, jaké aktivity spolku jste se zúčastnil/a, což slouží pro statistické účely a vykazování donátorům, případně pro zacílení rozesílání informací a novinek o dalších aktivitách a službách spolku Felix.

Fotografování, audiovizuální záznam

Přihlášením na jednorázovou akci (typu šifrovačka, řemeslný workshop), berete na vědomí, že během akcí může být pořizován audiovizuální záznam a fotografie, na nichž může být zachycena i vaše osoba. Záznam a fotografie mohou být použity správcem za účelem prezentace této akce, jakožto činnosti spolku na jeho webových stránkách a sociálních sítích, donorům, případně ve výroční zprávě, propagačních materiálech, nebo mohou být poskytnuty dalším subjektům za účelem informování o akci v médiích. Účelem není identifikovat konkrétní účastníky akce. Máte možnost kdykoliv vyjádřit svůj nesouhlas (odvolat souhlas) s použitím materiálů, na kterých je zachycena vaše osoba - nejlépe písemně na e‑mailovou adresu felixuvmail@gmail.com nebo na e-mailovou adresu akce nebo jakýmkoliv jiným prokazatelným způsobem.

Aktivity a akce pro lidi se zdravotním postižením mají k tomuto účelu vypracován podrobnější dotazník, v němž si účastníci (resp. opatrovníci) mohou zvolit účel, ke kterému spolek může audiovizuální materiál a fotografie využít, příp. mohou vyjádřit nesouhlas s jakýmkoliv záznamem.

Kde a jak osobní údaje uchováváme a chráníme

Správce přijal dostatečná technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů. Všichni, kdo vykonávají pro správce nějakou činnost (včetně dobrovolnictví) jsou poučeni o ochraně osobních údajů.

Listinné dokumenty jsou uloženy v uzamykatelných skříních. Externí disky a počítače jsou chráněny heslem. Na internetu používáme hesly zabezpečená elektronická úložiště.

Doba uchování osobních údajů

Právní předpisy nám dále ukládají povinnost archivace některých osobních údajů, zejména pro účely vedení účetnictví, jako je jméno, příjmení, název identifikace akce a výše plateb za ni. Tyto údaje archivujeme po dobu 5 let od konání jednorázové akce (např. šifrovačka) nebo po dobu 5 let od té doby, co přestanete být účastníkem dlouhodobých aktivit (např. turistický klub). Po uplynutí této doby údaje anonymizujeme nebo skartujeme.

Jaká máte práva

Podle právních předpisů o OOÚ máte právo nás požádat o to, abychom vám poskytli informace o vašich právech, která máte jako subjekt údajů, či provedli některé operace s osobními údaji.

  • Právo na přístup: Máte právo na kopii osobních informací, které o vás uchováváme, a na určité informace o tom, jak je využíváme.
  • Právo na opravu: Pokud se domníváte, že jsou informace, které o vás máme, nepřesné, můžete nás požádat o jejich aktualizaci či změnu.
  • Právo vznést námitku: Máte právo vznést námitku proti zpracování, které provádíme za účelem oprávněného zájmu. Jestliže nebudeme mít pro zpracování přesvědčivý oprávněný důvod, nebudeme osobní údaje pro daný účel dále zpracovávat.
  • Právo na přenositelnost údajů: Za určitých okolností máte právo nás požádat, abychom vám poskytli vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Můžete také požádat, abychom údaje předali třetí osobě.
  • Právo na výmaz: Za určitých okolností máte právo nás požádat, abychom vaše údaje vymazali, například pokud již osobní údaje nejsou nutné pro původní účel. Právo na výmaz však nemůžete uplatnit, pokud je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti organizace, pro výkon práva na svobodu a informace a v případě dalších důvodů stanovených právními předpisy o OOÚ.
  • Právo na omezení zpracování: Za určitých okolností máte právo nás požádat, abychom přestali vaše osobní údaje využívat, například pokud se domníváte, že nejsou přesné nebo pokud se domníváte, že není potřeba, abychom vaše osobní údaje nadále využívali.
  • Tam, kde jste poskytli souhlas se zpracováním osobních údajů, máte právo jej kdykoli odvolat.

Žádost můžete podat pouze vy, popřípadě váš zmocněnec. Pokud si nebudeme jisti identitou žadatele, můžeme vás požádat o další informace, abychom si vaši totožnost ověřili.

Naše povinnost žádosti vyhovět v některých případech závisí na tom, pro jaký účel vaše údaje zpracováváme. Některá práva lze uplatnit jen pro určité účely zpracování, nebo existují zákonné výjimky.